策劃是會議的生命力所在，全面細致、別具匠心的策劃是會議成功的前提。會議策劃包括：主題擇定、模式定位、議程安排、組織協調、公關關系、媒體報道。富有創意、令人稱絕是我們努力的方向。從會議環境、會議布置到大型展覽都能顯示出獨特的格調、非凡的品位，充分詮釋會議的宗旨是客戶的意圖。別出心裁、引人注目方能使會展活動引人入勝。
    全面的會議策劃，包括會場預約、酒店預訂、負責會場的布局和會議所需設備安裝與調控、廣告禮品設計制作、禮儀接待、參會者的接送和餐飲、會間及會后相關活動的安排等。會議方案是召開大中型會議之前，對會議如何召開所作的預想性方案，是一種書面文字材料。會議方案具有預想性、程序性、請示性的特點。并非任何會議都要寫會議方案，只是對那些較重要的、規模較大的　時間較長的大中型會議才寫會議方案。 　　會議方案由首部、正文、尾部組成，有的還有附件。 　　1．首部。首部包括標題和主送機關。標題一般由開會的機關名稱、事由和文種構成，也可由事由和文種構成。主送機關即報批的領導機關，有的也可不寫主送機關。 　　
   2．正文。正文包括開頭、主體、結語。開頭說明召開會議的依據（原由）、單位、會議名稱、時間、地點、會期等。主體寫會議宗旨（目的）、會議規模（參加會議人員）、會議議程、會議日程、會議召開方式、會議的準備工作、經費預算等。有的還把邀請上級主管部門參加會議的名單寫上，如果請某位領導講話或作報告，也要注明。其講話稿如何準備，必要時也要說明。結語寫習慣用語，如“以上方案當否，請批示。” 　　
   3．尾部。尾部包括署名和擬定此方案的時間。 　
   為確保該會議順利進行特制定會議方案如下： 　　一、會議目的。認真學習中共中央、國務院《關于加強員工教育工作的決定》，傳達省市教育工作會議精神，結合我廠實際情況，制訂加強員工教育的規劃，研究落實中青年員工的“雙補”教育工作。 　　二、會議規模。主管教育工作的廠黨委書記、廠長；廠部有關科室負責人、工作人員；各發廠主管教育工作的負責人；各車間主管教育工作的主任；工會、共青團各級主管教育工作的負責人，共60人。 　　三、會議日程。9月20日，傳達省市教育工作會議精神，學習中共中央、國務院《關于加強員工教育工作的決定》。大會傳達后，分組討論，深刻領會上級精神，提高認識，端正態度。9月21日至27日，結合我廠實際情況制訂加強員工教育規劃，研究落實“雙補”教育任務，解決“雙補”教育中的各種實際問題。 　　四、會議。采取大小會相結合的方法進行。20日上午舉行開幕式，大會傳達上級會議精神及中央文件，由黨委書記×××作動員報告。25日下午舉行閉幕式，宣讀我廠加強員工教育規劃，部署開展“雙補”教育任務和措施。其余時間主要是自由活動。 　　五、會議準備工作。廠里準備抽調十名熟悉教育工作的同志，用半月時間通過調查研究，上下結合，寫出一份加強我廠員工教育工作特別是開展“雙補”教育工作的實施方案，并制定出加強員工教育工作五年規劃（草案），拿到會議上討論修改。 　　六、會議經費。為了集中精力開好會，所有參加會議人員一律在招待所住宿。其各項開支見附表。